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有交情,好辦事

時間: 2019-12-30點擊:394

有交情,好辦事 
 
想要在組織內出人頭地,光有能力還不夠,你和哪些人有不錯的交情,也是重要的因素。如何讓自己成為一個容易親近的人?如何找到以及認識公司內重要的關鍵人士?這些都是必須學會的人際關系技巧。
 
我們往往只顧著做自己的事情,在公司里除了鄰座的同事外,卻沒認識幾個人。每次遇到問題,總是找不到人幫忙,要不就是得千拜托萬拜托。然而有人卻可以一通電話,5分鐘就搞定所有事情。 盡管公司的工作都有一定的程序和規定,但如果你和所謂的關鍵人士(key person)有一些交情,事情就好辦多了。這個人在組織內有一定的地位或影響力,緊急時他可以找人幫你加班趕工,碰到問題時他會幫你想出辦法?!≌餼褪怯薪磺櫚暮么?。既然交情如此重要,該從何做起呢?
別讓自己成為難搞的人
想要和別人打好關系,得先從自己開始。在別人眼中,你是一個怎樣的人?在你走向別人之前,先讓自己成為一個容易親近或是讓人印象深刻,想要認識的人?!〉諞揮∠笞鈧匾?。當你在公司與別人初次碰面的幾秒鐘內,他對你的印象就已經定型。就算你再熱情、再風趣,卻可能因為一次不經意的冷淡表情,從此被列入不受歡迎名單之列。當不認識的人走到你身邊請教你某個問題,你是用什么樣的態度或語氣回答?在走廊上或在茶水間碰到人,你是低著頭不說話,還是跟每位遇到的人微笑打招呼,包括認識與不認識的人?當你和其他部門往來時,是抱著熱情的態度,還是表現出一副公事公辦的模樣?即使在自己的辦公室里,也要像出席正式場合一樣謹慎,注意自己的言行。辦公室就是你的表演舞臺,你的一舉一動,其他人都看得很清楚。
 
見面三分情。一旦見過面,就有熟悉感,要建立關系就容易多了。
「人們比較喜歡熟悉的事物,熟悉感主要來自于面對面的接觸,我們通常對于常見面的人比較有好感?!?/font>
 
因此,制造碰面的機會是很重要的。不要一進辦公室就整天坐在自己的位置上。偶爾起身走一走,遇到人不要只是點頭微笑而已,可以隨意問對方:「最近在忙什么?」或者,當你有任何事情需要討論時,盡量通過面對面溝通,而不是用電話或e-mail。
碰面次數多了,感覺變得熟悉,關系自然而然就建立起來。
把握表現機會。除了讓人感覺容易親近之外,更要讓大家看到你的能力。特別是參加有重要人士出席的場合時,更要好好把握機會,適時表達自己的意見。例如開會時,一定要強迫自己至少發言一次。保持沉默,就別想有人會注意到你。
不過,發言也需要技巧,你可以先觀察其他人的做法,包括怎么樣的說法比較容易被接受,其他人通?;嵊惺裁捶從?。不要急著表現自己,謀定而后動。
認識對的人,事半功倍
當然,建立關系也得看對象,在組織里和哪些人有交情,可是會大大影響你做事的成功概率以及個人的行情。
有3種類型的關鍵人士你不能不知道。
誰握有正式權力?
你要知道公司內各部門或事業單位的各級主管或負責人是誰。不要以為這些人和你沒有關系,或是覺得自己不可能有機會認識這些人。重點是,當你碰到這些人時,你能認得出他們是誰嗎?如果認不出來,就連攀談的機會都沒有,更別提建立關系了。
誰具有隱形影響力?
除了知道臺面上的人物外,更要打聽公司內部非正式的權力關系。這些人也許不是主管,但是因為工作年資較久或者具備某種特殊專業能力,因此擁有很大的影響力,或者與上述的重要主管有非常緊密的聯系。
這種非正式的網絡關系需要花時間去觀察,例如開會時哪些人的意見往往左右了其余所有人的想法?哪些人非常受歡迎,公司內常有不同的人邀他一起吃午餐?這些都是值得注意的信息。
誰是潛力股?
這些人現在并沒有取得重要的職務,但是表現非常優秀,未來有可能擔任重要的主管職務,因此這些人也不可忽略。你可以觀察,公司重要的專案或工作都是指派給哪些人?出席重要的場合或會議時,老板身邊通常出現哪些人?從以上的線索就可找出哪些人是公司刻意栽培的未來明星。
當然除了這些重要人物之外,更別忘了大人物身邊的小人物,也就是主管的秘書或助理。他們通常掌握了許多關鍵信息,可以適時提供協助與提醒,至少你會知道該用什么方法比較容易說服他的老板,答應你的要求或是助你一臂之力。
但是也不能做得太過明顯,直接提出要求,而是要靠平時的努力。例如,不論大小事情,都要感謝他們的幫忙。時間久了,當他們知道你有困難,自然會主動幫忙。
打開自己的心,才能贏得別人的心
當你了解哪些人在公司真正具有舉足輕重的地位之后,就得努力建立良好的關系,第1步就是打開自己的心。
人際關系的4種不同層次: 
開放自我(public self)代表的是,關于你這個人的所有信息當中,自己知道、別人也知道的部份。例如你的名字、職銜、休閑興趣等。
盲目自我(blind self)是指別人知道、但自己不知道的部份。例如別人有注意到你的某些行為方式或說話習慣,但是你自己沒有發覺。因此我們非常需要他人的反饋意見,才能更了解自己。
隱藏自我(hidden self)則代表自己知道、但別人不知道的部份,也就是你刻意隱瞞的個人隱私。唯有主動自我揭露(self-disclosure),才能讓別人更認識你。
未知自我(unknown self)指的是包括你自己和別人都不知道的部份,也許是未被發掘的潛能,或是被壓抑的感覺等等。
隨著關系的進展,開放自我的區域會愈來愈擴大,盲目與隱藏自我的部份會愈來愈小?;瘓浠八?,建立關系的關鍵就在于擴大開放自我的部份,一方面學習開放自己,和別人分享關于你的事情(縮小隱藏自我),另一方面虛心接受別人給予我們的意見(縮小盲目自我)。
當然,一切得由你開始。研究發現,自我揭露的程度與關系滿意度,存在有顯著相關。當你對別人表達個人感受或是較為私密的事情時,就代表了你信任對方,對方也會感受到,并因此對你產生信任或好感,愿意和你分享他個人的事情,你們的關系就會更進一步。
制造機會,讓對方認識你
至于要如何制造機會接近這些人、讓他們認識你,并留下深刻的印象?以下是幾位專家提供的建議:
1.請教工作有關的問題。
要認識對方,總得有個理由,最好的理由就是工作上的問題。例如你可以說:「我知道你非常了解消費趨勢,所以想找機會向你請教相關問題,因為最近我正要提出新產品開發計劃?!埂∧憧梢匝手鞴芑蟯碌囊餳?,告訴你應該向誰請教,這樣就更容易找到適合的人。
2.分享有用的信息。
建立交情很重要的方法就是信息的分享,你必須了解這些關鍵人士最近在做些什么,當你知道相關的信息時便可以告訴對方。但不要三不五時就轉寄e-mail給對方,這樣只會讓他感到厭煩。
3.及時給予贊美。情感訴求永遠是人際關系最好的催化劑,人們內心最渴望獲得3種情感的肯定:覺得自己是受喜愛的(loveable)、有能力的(capable)、有價值的(worthy)。
打開你的觀測雷達,隨時注意周圍人事物有哪些細微的變化。例如某個人的穿著打扮或發型有改變,就可適時說幾句贊美的話;或者對于辦公桌上特別的擺飾表現出好奇的態度;或者告訴對方,他在會議上說過的某句話令你印象深刻…… 「贊美愈具體愈好,如果是別人所沒注意到的細節,更會讓對方印象深刻,」
此外,時機也很重要,不要等到事情過了1個月后再來贊美,就顯得沒誠意了。
 4.再難搞的人,也要保持好關系。組織內總是有些人難以相處,但愈是難搞的人,愈要花心思。你不需要和他成為好朋友,但至少保持良好的工作關系,讓自己好辦事?!?/font>
「要建立長期關系,最重要的策略就是『無條件給予建設性反應』(unconditionally constructive),」。
 
不論對方的態度或行為如何,都不要過度反應,重點在于完成工作,至于彼此之間的互動方式,除非有明顯不合情理的地方,否則不需要太堅持?!【倮此?,某個人情緒暴躁,動不動就大發雷霆,很難心平氣和地討論事情。面對這樣的情況,最好的做法就是對他的情緒視而不見,語氣和緩地說:「現在我知道你的考量……,也許我們可以……」別讓自己的情緒隨著對方起舞,這樣只會引起對方更激烈的反應。
或者,有些人態度冷淡,做事拖拖拉拉,所有的工作都卡在他這一關,無法進行后續的作業。你不需要口氣強硬地質問他,比較好的應對方式是軟硬兼施。
一方面,肯定他的工作的重要性以及表達對他的感謝,而不是把他的工作視為理所應當;同時,將工作流程與執行進度e-mail給所有相關人員,當然包括你的主管,一方面讓大家清楚所有的情況,另一方面也可間接給這個人壓力?!?/font>
信中只要陳述事實就好,不需要有任何指責性字眼。例如:「目前由×××負責處理……,應該可以在×××日完成,即可趕上最后進度?!茍灰此擔骸?times;××遲遲沒有進度?!埂∪魏喂ぷ韉耐瓿?,都需要依靠其他人的幫忙,特別是不同部門之間的合作。多找機會認識重要的關鍵人士,并保持良好的關系,有技巧地應對那些麻煩的頭痛人物,就能讓工作更順利,增加你在組織內的能見度。
小心身邊的敵人
在公司里,除了得和其他人保持良好的工作關系,另一方面也要懂得?;ぷ約旱拿?,避免被人惡意破壞,妨礙你的工作。
列舉出組織內3種常見的「致命小人」。
1.暗中搞破壞:這種人表面上對任何人都非??推?,剛認識的時候,對你稱贊有加,態度非常熱情。但是時間一久便顯露真面目,故意散播不實的流言或是破壞你和其他人的關系?!?/font>
他可能無意間問你對某個人的看法,你最好直接回答不清楚,不要留下任何把柄?;蛘叩蹦忝強崾?,最好能有相關的第3人在場,以免他有扭曲事實的機會。他也可能故意在你主管面前說你的不是,為了以防萬一,每天寫下你的工作成果或是碰到的困難,讓主管清楚事情的全貌。
2.故意找碴:這種人喜歡雞蛋里挑骨頭,愛找麻煩或唱反調,對于你所提出的想法永遠有意見。通常是因為他的心里不是十分確定,也不知道要如何判斷,所以提出一些看來似乎不太重要的問題,感覺在刁難你?!〉灰皇旨復沃?,就可以知道他通常對哪些地方有意見或是不滿,然后針對這些問題準備好詳細的內容,并尋找有力人士的背書,當他提出質疑時,就比較容易說服對方。
3.責任往外推:只要一出事,這種人就會將所有的責任都推到別人身上,假裝自己是無辜的受害者,永遠一堆抱怨和托辭?!∮Ω兜陌旆ň褪前字膠謐中辭宄?,所有討論與溝通的過程都要記錄,就算到時候對方說「沒有人告訴我這件事」或是「當初的決定不是這樣的」等類似的借口,你也有證據證明自己的清白。

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