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你的后端足夠強大嗎?

時間: 2019-05-27點擊:301

美國一家很大的玩具公司,在去年的圣誕節前夕,通過網站獲得了大批量的定單。但是臨近圣誕節,到了最后要送貨的關頭,才發現配送環節根本無法處理那么多的定單。到25日,還有一半以上的貨物無法運送。結果公司的形象大打折扣,連傳統的銷售也受到影響。

這種“被技術撞了腰”的事例對中國出口商并不陌生。網站僅僅是企業宣傳     、認識客戶的開始。企業真正比拼的還是后端,其中包括企業內部信息的溝通速度,客戶查詢、定單、合同、收款和客戶資料等管理和實施效率,乃至生產、倉儲和運輸等。

 

 

企業內部網——企業后端的基礎平臺

    組建企業內部網(Intranet)是企業內部信息交流的第一步,說它是基礎平臺一點也不過分,因為無論是辦公自動化(OA)軟件,如外貿、財務、人事等軟件,還是企業管理系統,如MRPII、ERP等,都得運行在它之上。出口企業建立內部網有各種需要,最基本的就是,避免使用軟盤將文件拷來拷去,尤其是實際距離較遠,問題會更加突出。多臺電腦可以共享資料和打印機等外設,可以建立一個內部的站點,發布公司信息和內部交流資料。當然,通過防火墻技術,可以讓有效控制外面的人通過因特網來訪問公司站點,至于訪問權限,比如哪些是完全公開,哪些完全關閉,哪些要設密碼,完全由公司自己決定。

 

出口企業建立企內網(或局域網)的另一個目的,就是能夠讓多臺電腦同時通過一個公共服務器上網。出口企業由于自己的特殊性,需要隨時上因特網,了解買家的需求,發布產品信息,查詢同類產品的價格和技術發展趨勢,對因特網的依賴很強。對中小企業而言,可以根據上網電腦的數量,自己組建一個小型局域網,從電信局租用一條ISDN,或是DDN、ADSL,然后在內部通過代理服務器上網。在此基礎上建立企內網,確保內部信息的溝通。

 

 

企業OA系統——縮短反應時間提高效率

    建好企業網站的目的,自然是希望獲得更多的定單。為了保證獲得新客戶的信任,并得到更多的回頭客,必須在回答買家查詢、處理定單、生產、裝運等一系列環節提高效率,確保交貨期,贏得買家的長期信任。但外貿行業本身環節多、時間跨度大,而且需要有多個部門的溝通,沒有專門的軟件就會很吃力。

 

出口業務說到底就是單據交易,管理各種單據歷來是很多外貿人員最為頭痛     的事情。但是,如果采用專業軟件,情況會大不一樣。對出口商來講,外貿軟件是OA的重要組成部分,它使得單據制作、管理變得快速、輕松、準確。利用數據庫自動處理功能,任何重復數據都只需一次錄入即可,保證“單證相符,單單一致”,實現數據全程共享。每種單據自動提取所需數據,自動填制單證,自動進行總計。速度更快,準確性更高。

 

    江蘇武進康爾達公司負責出口業務的韋玉林說,他們花幾萬元購買的專業外貿軟件,使用了一年多時間,感覺效率提高了許多。以定單處理為例,以前接到客戶的一個定單,內部研究處理之后再發給工廠,需要好幾天時間。現在通過專業的系統,可以在一天左右完成下單。另外,各種復雜的單據制作,現在也變得非常方便。

有了內部的各種OA系統,出口報價顯得更加輕松快捷。出口商建好自己的網站后,自然免不了有買家的訪問和查詢。如果報價由不同的人來處理,往往報出的價格就會不一致,讓客戶產生懷疑;就是由同一個人來管理,也難免發生偏差。而且,不同客戶有各自的具體要求,價格條款和支付方式各有不同,如果每天的詢盤達到數十個,完全由人工來計算處理就顯得力不從心,反映速度會放慢,無法抓住轉瞬即逝的商機,成為出口商家面臨的挑戰。

    使用專業的軟件,可保證報價的專業性和準確性,由于報價單由系統自動生成,避免了報價的人為偏差,增強了買家的信任,在第一時間將報價發送給買家,提高了反應速度,往往能在激烈的競爭中搶得先機。

 

    專業的報價軟件中,多種國際標準價格術語可自動進行計算??篩菽勘昀舐駛蚧換慍殺炯撲閿Ρ鄹?,也可根據價格反向計算利潤率和換匯成本。根據裝箱情況和航線運輸費用,可以全自動計算每個商品的運費;也可以自動提取所報商品的貨源資料及其收購價、各種稅率等數據,徹底實現了報價單的自動計算功能。而且,報價單可自動生成電子郵件,直接向客戶發送,整個過程在幾分鐘完成。另外,還可以根據談定的報價單自動生成合同。

 

    無錫中潤(集團)有限公司早在1993年就開始建立了企業內部網,在此基礎上使用計算機輔助辦公系統。使用該系統之后,單是郵電費用,集團每年節省的就達60多萬人民幣。

 

    深圳探索計算機技術有限公司的路貞經理認為,外貿軟件的發展方向將是和因特網無縫連接,與財務、企業管理等系統充分集成,操作更加方便。屆時,業務部門將從繁重的單據管理完全脫身,致力于市場的開發和客戶的管理。因此,中小企業有必要投入建立一套適用于外貿行業的軟件系統。

 

 

企業資源規劃(ERP)

    更高層次的整合ERP(企業資源規劃)是從MRP和MRPII的基礎上發展起來的。它是一個非常廣義的概念,外貿業務管理只是ERP的一個子集,它還包括了企業管理中其它的各種軟件系統。ERP在中國已經有了十幾年的歷史,迄今主要是和規模較大的企業有緣。ERP的核心理念是,將企業的各個環節,都納入電腦統一管理。由于將財務、人事、制造、銷售、物流、供應鏈和客戶服務等管理環節完全集成到一起,可大大縮短信息溝通的時間,提高管理的效率,為領導的決策提供有益、實時的參考。

 

    客戶關系管理(CRM)是企業在充分進行了內部資源整合利用(ERP)之后,進一步整合企業外部資源的一個解決方案??突ё柿獻魑隹諂笠底釵匾淖試?,如果管理得當,不僅可以拉近彼此的距離,鞏固雙方的業務關系,而且還可以通過已有的客戶圈子擴大客戶群,密切與客戶的關系,并隨時通過他們得到終端消費者的反饋,對產品的開發設計都有相當的意義。隨著客戶數量不斷增加,客戶資料管理不是一件容易的事。通過軟件系統,可將客戶信息納入數據庫管理,需要時直接調出,查詢歷史記錄,甚至使用智能系統給客戶的信用評定級別。

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